ایده, مقاله

باید ها و نباید های طوفان مغزی

ایده پردازی

برای اجراری جلسه طوفان مغزی یا یورش فکری یک جلسه را به دو نیم جلسه تقسیم می کنیم.

زمان جلسه اول حداقل 25 دقیقه و دوم 35 دقیقه می باشد.

جلسه اول فقط با ایده پردازی سپری می شود و در جلسه دوم به ارزیابی و قضاوت در مورد ایده ها پرداخته می شود .

در اجرای این قاعده مهم رهبر جلسه مهمترین نقش را ایفا  می کند و آن مواظبت بر رعایت این قاعده است .

باید ها و نباید های طوفان مغزی

باید ها و نباید های طوفان مغزی

آنچه که در یک جلسه طوفان مغزی باید مورد توجه قرار بگیرد…

این مقاله ها هم در مورد طوفان مغزی بخوانید:

 

طوفان فکری در جلسات:

·        در این تکنیک، تمام شرکت‌کنندگان به ایده‌ یابی در محیطی که کاملا خالی از عوامل بازدارنده است، هدایت می‌شوند .

·         همین روحیه‌ی آزاد، منجر به آنچه که می‌توان آن ‌را ایده‌های خارق‌العاده نامید، می‌گردد.

·        بدین ترتیب زنجیرهای عادت، شکسته شده و ایده‌ها بدون آن که به ‌وسیله‌ی تجارب گذشته محکوم شده باشند، آزادانه به جریان می‌افتند.

·        به این دلیل نام آن را یورش یا طوفان فکری گذارده‌اند که مغز و فکر شرکت‌کنندگان، طوفانی را در مسئله ایجاد می‌کند.

·         هنگامی که اعضای گروه درباره‌ی مسئله‌‌ای فکر می‌کنند راه‌حل‌های گوناگون به صورت خود به خود و به طور شفاهی مطرح می‌شود.

·        سرپرست  گروه،هر اندیشه و فکری را می‌پذیرد و آن را برای مشاهده‌ی دیگران روی تابلو می‌نویسد.

·        ایده‌‌های خام و نسنجیده مورد تشویق قرار می‌گیرد.

·        در ابتدا کمیت مطرح است، نه کیفیت.

·         در جلسه‌ی اولیه هیچگونه بحث یا انتقادی صورت نمی‌گیرد.

·        در نشست‌های بعدی همین‌ گروه، نظریه‌ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.

1.     هیچگونه قضاوتی درباره‌ی هیچ پیشنهادی صورت نمی‌گیرد.

از ابراز قضاوت مخالف و ناسازگار باید تا مدتی خودداری شود. این مهمترین قاعده است و لازم است تمام اعضا به آن توجه کرده و بررسي و ارزیابي پيشنهاد را به آخر جلسه موکول کنند. ضمن اينکه ملاحظه تبعيض آميز پيشنهادات نيز ممنوع است و رهبر گروه نیز باید از اظهار نظر و ارزش گذاری در جلسه  اول  بپرهیزد.

2.     کلیه‌ی ایده‌ها حتی ایده‌های پوچ و غیرعملی، مورد استقبال قرار می‌گیرند.

اين قاعده براي جرأت بخشيدن به شرکت کنندگان براي ارايه پيشنهاداتي است که به ذهن آنها خطور مي کند، به عبارت ديگر در يک جلسه بارش مغزي تمام اعضا بايد جسارت و شهامت اظهار نظر را پيدا کرده باشند و بدون آنکه ترسي از ارزيابي و بعضاً انتقاد مستقيم داشته باشند ؛ بتوانند پيشنهاد و نظر خود را بيان کنند. هر چه پيشنهادات جسورانه تر و و دور از ذهن باشد نشان دهنده ي اجراي موفق تر جلسه است.باید ایده ها بر خلاف استانداردها باشد تا منجر به خلاقیت شود زیرا ایده های طبق روال همیشگی،ایده های جدبد را نیز می کشد.

3.     کمیت ایده‌ها هدف اصلی است، زیرا به کیفیت می‌انجامد.

هر چه تعداد نظرات بيشتر باشد، احتمال وجود پيشنهادات مفيد و کارسازتر در بين آنها بيشتر مي شود. موفقيت اجراي روش بارش مغزي با تعداد پيشنهادات مطرح شده در جلسه رابطه مستقيم دارد. در اين روش اين گونه عنوان مي شود که هر چه تعداد پيشنهاد بيشتر باشد احتمال وجود طرح پيشنهاد کيفي بيشتر است.طبق گفته ی یکی از قدرتمندترین شیمیدانان قرن بیست

Dr. Linus Pauling“بهترین راه برای دستیابی به بهترین ایده،جمع آوری تعداد زیادی از

ایده ها و حذف ایده های نامناسب می باشد.

4.     ایده‌ها را می‌توان ترکیب، اصلاح و انتخاب کرد.

اعضا مي توانند علاوه بر ارايه پيشنهاد، نسبت به بهبود پيشنهاد خود اقدام کنند. روش بارش مغزي اين امکان را به اعضا مي دهد که پس از شنيدن پيشنهادات ديگران پيشنهاد اوليه بهبود داده شود. آنها همچنين مي توانند پيشنهاد خود را با چند پيشنهاد ديگر تلفيق کرده و پيشنهاد بهتر و کاملتري را به دست آورند.

بایدها و نباید های طوفان مغزی

ترکيب اعضاي گــروه طوفان مغــزي : رهبر، دبير جلسه و اعضاي گروه

رهبر گروه:

 

v    مهمترین نقش و کلیدی ترین نقش،در هر جلسه طوفان مغزی رهبر آن گروه ایفا می کند.

v    رهبر گروه که معمولاً قبل از تشکیل جلسه انتخاب می‌شود .

v    ترجیحاً قبل از جلسه، موضوع مورد بحث را به اطلاع گروه می‌رساند.

v    رهبر واقعیت‌ها، موضوعات، پرسش‌های مربوط و اهداف جلسه را مطرح می‌کند. این نکات باید در ابتدای جلسه بازگو شود.

v    آنگاه رهبر پرسش یا مسئله‌ی محوری را روی تخته سفید یا هر سطح قابل مشاهده‌ی بزرگ دیگری می‌نویسد.

v    توصیه می‌شود از سؤال‌های نامحدود «چگونه» یا «چه» استفاده شود.

v    سپس سرپرست گروه از اعضا می‌خواهد برای مسئله، راه حل بیابند.

v    پس از افتتاح جلسه‌ی طوفان فکری، رهبر یا سرپرست در درجه‌ی اول، نقش هماهنگ‌کننده را بازی می‌کند و از نظردهندگان قدردانی می‌کند.

v    رهبر اعضای گروه را به ارائه‌ی نظرات جدید وامی‌دارد .

v    ذهن گروه را به سوی تمرکز بر موضوع مورد بررسی سوق می‌دهد .

v    اطمینان حاصل می‌‌کند که چهار قاعده‌ی طوفان فکری رعایت می‌شود.

v    مهم‌ترین این قواعد این است که هیچگونه انتقادی مجاز نیست.

v    چنانچه به هنگام ارائه‌ی نظریه‌ها، انتقادی صورت پذیرد، کل جریان طوفان فکری از دست می‌رود.

v    رهبر همچنین باید از اظهار نظر درباره‌ی ارزش ایده‌ها خودداری کند .

v    گاهی اعضای گروه، وسط کار احساس خستگی می‌کنند و تبادل نظرات جدید متوقف می‌شود. در این هنگام، رهبر باید با کلام خود آنها را تشویق کند یا از اعضای خاصی بخواهد راه‌حل‌های خود را پیشنهاد دهند.

v    روش دیگر این است که به هر یک از اعضا 30 ثانیه وقت بدهیم تا نظرات جدیدی را ارائه دهند و در اتاق قدم بزنیم تا این وقت اختصاص داده شده برای جلسه پایان پذیرد.

v    همین رهبر یا شخص دیگری می‌تواند جلسه‌ی ارزیابی را رهبری کند.

v    ایده‌‌ها باید به لحاظ نوع، دسته‌بندی و براساس اولویت، رتبه‌بندی شوند

v    از آنجایی که ممکن است به تحقیقات اضافی نیاز باشد، لذا گروه ممکن است بیش از یک بار تشکیل جلسه دهد.

v     در یک جلسه‌ی ارزیابی، رهبر نباید به گروه اجازه دهد به راحتی ایده‌ها را به صرف اینکه غیرعادی هستند کنار بگذارد، بلکه باید بررسی پیشنهادهای آزمایشی را با مطالبه‌ی راه‌های مختلف برای انطباق آنها، مورد تشویق قرار دهد.

v    به علاوه، رهبر نباید به دلیل کمبود بودجه یا دیگر منابع لازم، پیشنهادها را کنار بگذارد. اگر ایده‌‌ای خوب باشد باید راه‌های پیاده کردن آن را یافت. مقابله با رد غیرمنطقی پیشنهادها در خلال فرآیند ارزیابی نیز جزء نقش رهبر است.

 v  باید توجه داشته باشیم که تفاوت بزرگی بین رهبر گروه و تسهیل کننده وجود دارد در جلسات طوفان مغزی منظور از رهبر، تسهیل کننده ی گروه می باشد زیرا رهبر فردی است که می توان گفت  بیشتر تمایل دارد تمام اعضای گروه از او پیروی کنند اما تسهیل کننده فردی است که افراد را در اینکه به دنبال تصورات و خلاقیت خودشان باشند،راهنمایی می کند.

 منشی یا دبیر جلسه:

 

1.     دبیر جلسه دیدگاه‌ها و نظرات هر یک از اعضا را روی سطح قابل مشاهده‌ای در مقابل گروه، ثبت می‌‌کند.

2.     در گروه‌های کوچک ممکن است وظایف رهبری و دبیری جلسه را یک نفر به عهده داشته باشد، اما بهتر است دو نفر این دو وظیفه را بر عهده گیرند.

3.     بهتر است دبير نزديک رييس جلسه بنشيند، به طوري که بتواند نقش رابط غير مستقيم بين رييس جلسه و اعضا را ايفا کند. بهتر است پيشنهادات به طور گزارشي، نه کلمه به کلمه، يادداشت شوند.

4.     ویژگی‌های خودانگیزی، به تعویق انداختن قضاوت و عدم انتقاد در این تکنیک نه تنها کمیت ایده‌‌های جدید بلکه کیفیت آنها را نیز افزایش می‌دهد.

5.      یک جلسه‌ی اظهارنظر نباید بیشتر از 30 تا 50 دقیقه به طول انجامد.

6.     .عناوین مسئله نباید محدود باشد .

7.     در هر جلسه نباید به بیش از یک موضوع پرداخت. برای مثال، سعی نکنید محصولی را نام ببرید و در ظرف 30دقیقه درباره‌ی سیستم توزیع آن بحث کنید.

8.     از آنجایی که این فرآیند، ساده به نظر می‌رسد ممکن است این روش را دست کم بگیرید. اما بدانید که اینطور نیست. هزاران سازمان از این تکنیک با موفقیت استفاده کرده‌اند.

اعضای گروه:

 

 v    فرآیند طوفان فکری با یک گروه 6 تا 12 نفره، یک سرپرست یا هماهنگ‌کننده و یک منشی سر و کار دارد .

v     همه‌ی اعضاء در خلق نامحدود ایده‌ها درباره‌ی موضوعی معین دخیل هستند.

v    گروه، دست کم به 6 نفر نیاز دارد تا بتواند ایده‌های کافی بیافریند، اما این تعداد نباید از 12 نفر تجاوز کند، زیرا جذب تعداد زیادی از ایده‌ها مشکل است.

v     گروه‌های بزرگ‌تر در بعضی افراد ایجاد ترس می‌کند و در نتیجه، جریان اندیشه‌ها به‌طور بالقوه، محدود و کند می‌شود.

v    گروه‌ها را می‌توان براساس زمینه‌های کاری مشابه یا مختلف، بسته به هدف گروه، تشکیل داد

این مقاله ها هم در مورد طوفان مغزی بخوانید:

 

طوفان مغزی ایده پردازی

 

روش های طوفان مغزی
اظهار نظر آزاداظهار نظر نوبتی

افراد همزمان در اظهار نظر شرکت می کنند؛

 

هر نظری که اعلام می شود بلافاصله روی کاغذ یا تخته سفید فهرست وار نوشته می شود؛

هر نفر برای اظهار نظر نوبت می گیرد؛

هر فرد می تواند نوبت خود را به نفر بعد منتقل کند؛

دید گاهها تا زمانی که آخرین نظر اعلام شود ادامه می یابد؛

همه نظرها و ایده ها به ترتیبی که اظهار شده است فهرست وار نوشته می شود؛

 

 

مواردی که از طوفان مغزی میتوان استفاده کرد

 

تجزیه و تحلیل مسائل :

طوفان مغزی میتواند برای شناخت گامهای مختلف اجرای یک پروژه-هرچند که کاربرد اولیه ی این ابزار نیست-استفاده کرد.

تصمیم خارج از حیطه ی سازمانی :

طوفان مغزی نیازمند به مشارکت و برخورد افکار همه ی اعضای تیم است و از آن می توان به عنوان نشانه ای برای اعضای تیم مبنی بر این که تصمیمی که باید گرفته شود مستلزم چاره ی ویژه ای است یا به عبارت دیگر سازمان نیازمند یک تصمیم گیری غیر عادی است،استفاده کرد.

پوشش همه ی گزینه ها :

طوفان مغزی اطمینان می دهد تا  آنجا که امکان داشته،همه ی نظرها در فرآیند تصمیم گیری گنجانده شده است.

 مهمترین اصل طوفان مغزی:” “First Diverge, Then Converge

اول واگرا باشید بعد همگرا

“”Divergeدر فرهنگ لغت وبستر اینگونه معنی شده است:”یک سلسله مراتب بی نهایت از ایده های مختلف که هیچ محدودیتی ندارد و “Converge” نیز به معنای به هم ملحق شدن است بنایراین ما در جلسه ی اول طوفان فکری به دنبال ایده های متفاوت از بقیه،ایده هایی که بر خلاف روال های عادی و در چهارچوب استانداردها باشد هستیم و در جلسه ی دوم به یک جمع بندی کلی و ارزیابی  ایده ها با توجه به فیلترهای هر سازمان می پردازیم.

اگر می خواهیم جلسات ما دارای شور و هیاهو باشد و خسته کننده نباشد وجود هردو جز ضروری است.

چند نمونه از صافی های پالایش(فیلترها):

هزینه-بسیار بالا؛در حدود بودجه

زمان-در تاریخ پیش بینی شده به انجام می رسد،ظرف 3ماه آینده کامل می شود.

دسترسی داشتن-منابع در دسترس است

مناسب بودن-مناسب بودن با راه کار و فلسفه ،درباره ی انجام کارهها؛مناسب با بازار و تصویر آینده

نظر مشتری-نظر مشتری به طور مستقیم مثبت خواهد بود؛منفی خواهد بود.

مقاومت در برابر نظر ابراز شده،بر عکس قایل پذیرش بودن-کمترین مقاومت؛قابل قبول برای مدیریت

عملی بودن-از نظر روش اجرا

 چرا اغلب بعد از جلسات طوفان مغزی هیچ اتفاقی نمی افتد؟

 

v    انتخاب کردن یک موضوع  اشتباه یا گنگ به عنوان  موضوع جلسه

موضوعی که به عنوان موضوع جلسه انتخاب می شود باید قابل فهم و آشکار و صریح باشد و یکی از مهمترین نکات جلسات طوفان مغزی، انتخاب درست موضوع جلسه می باشد موضوع جلسه باید چالشی ، قابل بحث و جالب برای اعضای گروه باشد باید توجه داشته باشیم که در هر جلسه فقط  باید به یک موضوع پرداخت به عنوان مثال نمی توان در یک جلسه یک محصولی را نام برد و در ظرف 30 دقیقه درباره ی سیستم توزیعش نیز بحث کرد.

v    بی توجهی به نتایج

یکی از علت هایی  که بعد از این جلسات هیچ اتفاقی نمی افتد بی توجهی به نتایج می باشد زیرا هیچ گامی برای بعد از جلسه  تدبیر نشده است ،مدت زمان زیادی طول می کشد تا جلسه مستند شود و نتایج جلسه یا به موقع به دست شرکت کنندگان نمی رسد یا اصلا بین آنها توزیع نمی شود.

هیچ معیاری برای ارزیابی نتایج و خروجی  جلسات وجود ندارد و هیچ کس مسئول نتایج نیست.

مدیر جلسه حامی تلاش شرکت کنندگان نمی باشد و هیچ اسپانسری روی برد برای برانگیختن انگیزه یه اعضا  نمی باشد.

v    شرکت کنندگان پیگیری نتایج جلسه را به  جای  یک فرصت فوق العاده،یک کار اضافه تلقی می کنند.

v    حضور مدیران  ارشد در جلسه

مدیران ارشد نباید با زیر دستان خود در یک جلسه باشند چون هم افراد آزادی عمل ندارند هم مدیران می خواهند تمام توجهات و استعداد و نبوغ افراد را روی دیدگاه و نظر خودشان  متمرکز می کنند،این جلسات واقعا نیاز دارد بی تفاوت باشد.

v    حضور یک رهبر ناشایست و اعضای گروه بی انگیزه

انتخاب یک رهبر ناشایست که هیچ ابزار و تکنیکی  برای برانگیختن خلاقیت افراد ندارد باعث ناکارایی جلسات می شود.

وجود شرکت کنندگان بی انگیزه  باعث شکست این جلسات می شود بنابراین باید شرکت کنندگان را از بین افرادی با استعدادها و دیدگاههای مختلف انتخاب کنیم که تنوع کافی از شرکت کنندگان را داشته باشبم، هم چنین باید برای قهرمانان کوچک که ایده های کارا و منحصر به فردی ارائه دادند،جشن بگیریم.

مزایا و معایب طوفان مغزی

 

مزایا:

1.     با توجه به اصل هم افزايي باعث مي شود خلاقيت گروهي مؤثرتر از خلاقيت فردي عمل کند.

2.     با اين روش، در مدت زمان نسبتاً کوتاهي، شمار زيادي پيشنهاد حاصل مي شود

معایب:

1.     ممکن است ايجاد شرايط جهت اظهار نظر آزاد و بي واسطه دشوار باشد.

2.      گروه معمولاً تحت فشار اکثريت قرار گرفته و موجب مي شود فرد با نظر اکثريت موافقت کند، حتي اگر قوياً احساس کند که نظر اکثريت اشتباه است.

3.     اکثر اوقات تمايل گروه بر حصول يک توافق است، تا دستيابي به پيشنهادات متنوعي که به خوبي مورد بررسي قرار گرفته باشند،

4.     هنگام بارش مغزي، اغلب افراد مواردي بديهی و آشکار را پيشنهاد مي کنند و اين از تلاش آنها براي بحث بيشتر و در نتيجه ارايه پيشنهادات خلاق مي کاهد.

این مقاله ها هم در مورد طوفان مغزی بخوانید:

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *